Quels sont les avantages de s'équiper d'un logiciel TEM ?

Les télécoms sont en train de basculer dans le monde IT, qui a depuis longtemps mis en place des chartes d’utilisation. Pour les entreprises, il est maintenant autant question de supervision des factures que d’organisation du travail ou encore de diffusion d’information. A ce titre, la « gestion de la vie télécom » de l’entreprise est devenue primordiale dans l’établissement de la politique d’entreprise. Oui, mais comment faire lorsque les coûts sont toujours plus élevés alors que les dépenses ne doivent pas dépasser un certain seuil ? Des logiciels de gestion existent, et notamment des logiciels de gestion des télécoms d’entreprise. A quoi servent-ils ? Zoom sur les bénéfices de ces derniers.

Grâce à un outil de telecom expense management, l’entreprise est à-même de mieux comprendre les factures (ces dernières étant simplifiées). La vérification de la bonne application des contrats sera également facilitée.

De plus, grâce à un tableau de bord personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise, les responsables opérationnels sont davantage sensibilisés et comprennent mieux les usages télécoms au sein même de l’entreprise, à savoir l’adaptation des options choisies ainsi que l’adaptation, à terme, de la Telecom Policy ou politique d’entreprises télécom, selon les besoins.

Voici les premiers retours des entreprises françaises équipées d’un logiciel TEM :

• Pour 78% d’entre elles, le gain rapide sur les factures prime lors du choix d’une solution TEM
• Le contrôle du cycle de vie des actifs télécom est également important pour 62% de ces dernières
• L’aide à la prise de décision arrive en troisième position pour 56% d’entre elles
• Et enfin arrive la réalisation de gains préventifs pour 54% des entreprises françaises

Quelle conclusion peut-on déduire de ces chiffres ? Les entreprises ont aujourd’hui besoin de CENTRALISATION. En effet, dans un contexte où la gestion quotidienne de l’entreprise est devenue extrêmement complexe, pouvoir échanger avec une seule et même équipe de gestion pour l’ensemble des problématiques de sa flotte télécom constitue un avantage certain. Les entreprises recherchent donc aujourd’hui un référentiel unique où l’ensemble de ses données télécom soit répertorié, simple d’utilisation, permettant un contrôle stratégique de sa flotte télécom tout en optimisant ses coûts.

Un outil de gestion puissant

En terme de gestion à proprement parler, le logiciel TEM intervient à part entière : les dérives de consommation fixe, mobile voix, mobile data seront systématiquement et automatiquement identifiées ; le but est ici de sensibiliser les collaborateurs à un changement d’habitudes et de comportements. Ce type de logiciel évite également d’oublier les résiliations d’abonnement : un suivi systématique des demandes de résiliation de lignes sera opéré.

De plus, l’outil TEM offre une visibilité sur les volumes consommés, c’est-à-dire que les gestionnaires pourront gérer de manière simplifiée « le comportement télécom » de leurs collaborateurs. Autre avantage : grâce à un logiciel TEM, l’entreprise possèdera des statistiques précises sur les coûts de leurs différents opérateurs, d’où la possibilité d’accroître son indépendance vis-à-vis de ces derniers. Contrairement aux idées reçues, la démocratisation des forfaits illimités ne mettent pas totalement à l’abri les sociétés de potentiels débordements, comme par exemple les commandes hors catalogue, les consommations hors forfait, les options non prévues, le dépassement de seuil…

Un gain de temps pour les gestionnaires

Gain de temps, facilité de traitement des données, interlocuteur unique et rapide, optimisation des coûts de gestion… S’équiper d’un logiciel TEM de nos jours est devenu presque indispensable pour tous types d’entreprises. Fini les classeurs Excel dans lesquels s’entassaient des milliers de données ! Dans un monde où l’ensemble des collaborateurs est équipé de téléphone fixe ou mobile, une solution devait être prise par les entreprises. Un logiciel permet de traiter les données simplement et rapidement et évite à la compagnie de recruter des personnes supplémentaires pour la gestion de flotte d’entreprises.

Avec l’accès à un seul et même logiciel pour bien souvent plusieurs opérateurs dont un majeur, l’information est également beaucoup plus simple à obtenir pour les collaborateurs. En effet, un outil TEM permet de contrôler sa flotte télécom de façon hebdomadaire, mensuelle ou encore trimestrielle ! En fonction des besoins de l’entreprise à un instant T, libre à elle de se servir du logiciel TEM à sa guise. Si en plus du module TEM l’entreprise peut choisir de déployer un module de VEM (Vehicle Expense Management), elle pourra alors facilement suivre les principaux coûts collaborateurs. Quand centralisation et facilité de traitement des données riment avec optimisation des coûts de gestion, pourquoi s’en priver ?